1.) Inhalte definieren
a) Wie lange darf Ihre Präsentation dauern? Wie viel Zeit haben Sie für eine Folie inklusive Zwischenfragen?
b) Unterscheiden Sie bei der Zeiteinteilung zwischen Einleitung, Hauptteil und Schluß. Bei der Tagesschau ist z.B. jeder Bericht 90 Sekunden lang. Die Einleitung dauert 30 Sekunden, der Hauptteil dauert 30 Sekunden und auch die Zusammenfassung dauert 30 Sekunden.
c) Legen Sie für jede Folie einen griffigen Titel fest.
d) Benutzten Sie Cliparts und Bilder. Gute Bilder und Cliparts prägen sich besser ein. Aber Achtung die Standard-Cliparts von Microsoft und Co. kennt jeder. Wenn Sie diese Bilder verwenden, dann kann man den Eindruck gewinnen, dass Sie sich nicht viel Mühe geben und nur eine Standardpräsentation machen. Schön ist es natürlich, wenn Sie eigene Bilder und Cliparts verwenden, aber man kann im Internet auch weniger bekannte Bilder und Cliparts finden.
e) Wenn möglich verwenden Sie Flussdiagramme. Text ermüdet auf die Dauer. Flussdiagramme sind eine schöne Sache um Abläufe zu verdeutlichen. Es ist auch möglich diese schneller zu erfassen als den Text.

2.) Zielmedium festlegen
a) Wenn Sie Ihre Präsentation mit OH-Folien in einem taghellen Raum halten, dann können Farbverläufe als Hintergrund den Text unleserlich machen.
b) Farbverläufe sollten Sie vermeiden, wenn Sie Ihre Seiten auf einem Farbtintenstrahldrucker ausgeben, denn nur wenige Drucker sind in der Lage, einen homogenen Verlauf auszugeben. Ein Streifenbild hat bei einer professionellen Präsentation nichts zu suchen.
c) Bei Beamern ist auf die Auslösung bereits bei der Erstellung der Folien zu achten.
d) Bei der Ermittlung der richtigen Leinwandgröße sollten Sie beachten, daß im Bereich von etwa 40° ein schnelles Erfassen durch Augenbewegungen ohne Kopfbewegung gerade noch möglich ist.
e) Bei einer XGA-Auflösung ist der Abstand vom entferntesten Betrachter geteilt durch vier gleich die optimale Leinwandbreite. Das Bild-Seitenverhältnis sollte vier zu drei betragen.
f) Bei einer SVGA-Auflösung ist der Abstand vom entferntesten Betrachter geteilt durch fünf gleich die optimale Leinwandbreite. Das Bild-Seitenverhältnis sollte vier zu drei betragen.
g) Bei einer Videopräsentation ist der Abstand vom entferntesten Betrachter geteilt durch sechs gleich die optimale Leinwandbreite. Das Bild-Seitenverhältnis sollte vier zu drei betragen, wobei 16:9 empfohlen wird.
h) Die Bildunterkante sollte 150 cm über dem Boden sein.

3.) Gestaltungstipps
a) Vermeiden Sie bei der Präsentation Stilbrüche. Gestalten Sie Ihre Seiten einheitlich. Am besten benutzen Sie eine Vorlage. Sollte es eine Corporate Identity oder ein Corporate Design geben, dann ist dieses natürlich zu beachten.
b) Bringen Sie nicht zu viele Informationen auf einer Seite unter. Beschränken Sie sich auf sieben Informationen pro Seite.
c) Benutzen Sie eine serifenlose Schriftart. Serifenschriften sind für kleine Darstellungen gedacht. Eine serifenlose Schrift ist zum Beispiel Arial.
d) Gehen Sie nie unter 14 Punkt Schriftgröße. Die Schriftgröße 16 Punkte ist eigentlich optimal.
e) Für den Druck sollte die Schrift rund 20 Prozent Durchschuss haben, damit die Zeilen nicht zusammenkleben. So sollte der Zeilenabstand zwölf Punkt für eine Zehn-Punkt-Schrift betragen. Am Bildschirm ist ein zusätzlicher Abstand jedoch oft günstiger. Verwenden Sie mindestens 25 bis 30 Prozent.
f) Auf dem Papier lässt sich bei Blocksatz Text von bis zu etwa 60 Zeichen pro Zeile noch gut erfassen. Für die Bildschirmwiedergabe sollten Sie kürzere Textzeilen wählen, für Blocksatz sollten ungefähr 40 Zeichen das Maximum sein.
g) Eng laufende Schriftarten lassen sich gedruckt oft gut lesen, doch für die Bildschirmausgabe sind "dünne" und zu schmal laufende Schriftarten zu vermeiden. Besser geeignet sind halbfette Schriftarten mit ausreichend großem Buchstabenabstand.
h) Verwenden Sie keine Silbentrennung. Schreiben Sie falls nötig ein Wort in eine Zeile oder verkleinern Sie die Schriftgröße.
i) Man kann Cliparts auch sehr leicht rotieren. Dies sieht meist netter aus. Nutzen Sie die plakatähnliche Wirkung von Präsentationen.
j) Linien und Pfeile deutlich kräftiger wählen als normal.
k) Faustregel: Nicht mehr als 15-25 Folien pro Stunde.
l) Gehört bedeutet nicht unbedingt verstanden. Visualisieren Sie möglichst die Inhalte. Benutzen Sie dafür ruhig einfach Symbole, wie z.B. ein Stop-Schild. Das ist eindeutig und lässt sich schnell erfassen.
m) Benutzen Sie Graphiken und Bilder mit einheitlicher Qualität. Hier kann auch ein Corporate Design ansetzen in Bezug auf Auflösung, Anzahl der Farben und Stil.
n) Liegende Balkendiagramme bieten mehr Platz für die Beschriftung.
o) Mit der Informationsmenge auf den Charts haushalten, überflüsse Infos streichen.
p) Maximal drei Fraben zur Hervorhebung wichtiger Sachverhalte.

4.) Effekte einfügen
a) Durch optische und akustische Effekte hebt sich eine PPT mit Beamer von gewöhnlichen Präsentationen ab. Setzen Sie die Effekte aber sparsam ein.
b) Benutzen Sie möglichst nur eine Animation mit Sound auf dem Anfangs- und dem Endscreen.
c) Benutzen Sie maximal drei Effekte je screen.
d) Wählen Sie für alle Übergänge zwischen den Folien möglichst nur eine Überblendungsart.
e) Aufmerksamkeit können Sie durch Movies erzielen
f) Den Bildaufbau beachten. Textpräsentationen sollten sich immer in Leserichtungen aufbauen.
g) Elementanimation muss Verständnis fördern. Also die natürliche Pfeilrichtung beachten.

5.) Handouts
a) Geben Sie jedem Teilnehmer ein Handout. Wenn Sie dieses am Anfang der Präsentation geben, dann planen Sie genug Zeit zum Blättern ein.
b) Bringen Sie ausreichend Ausdrucke mit.
c) Die einzelnen Blätter sollen möglichst sinnvoll (praktisch) gebunden/geheftet sein. Eine wertvolle Bindung zeigt, dass die Unterlagen nicht erst in letzter Sekunde fertig geworden sind.
d) Benutzen Sie ruhig gutes Papier. Die Unterlagen erscheinen wertvoller, aber nicht protzig. “Dickes Papier” wirkt besser und sieht nach mehr Seiten aus.
e) Lassen Sie genug Platz für Notizen und Anmerkungen.
f) Handouts werden meistens auf Schwarzweißdruckern gedruckt. Achten Sie auf die Farben. Durch einen grauen Hintergrund kann der Text unlesbar werden.

6.) Präsentation steuern
a) In den meisten Präsentationsprogrammen kann man mit der Maus auch in den Folien zeichnen. Dies kann man benutzen, um in einer Folie etwas live zu markieren.
b) Man kann eine Anfangsseite gestalten, wo ein Movie in einer Endlosschleife läuft. Dies hat eine Art Bildschirmschonerfunktion. Auf diese Weise lenken Sie etwas Aufmerksamkeit auf Ihre Präsentation und der Bildschirm läuft schon, wenn die Leute hereinkommen und sehen nicht, wie Sie erst das Programm starten, etc. Sie drücken dann einfach eine Taste, um die Präsentation anzufangen.
c) Falls ein Rückgriff auf Daten notwendig sein sollte, dann kann man auch Hyperlinks in Präsentationen einbauen. Sollten also die genauen Zahlen für eine Statistik während der Präsentation gewünscht werden, dann kann man einfach die Zahlen aufrufen.
d) Damit am Ende der Präsentation nicht für alles das Programm sichtbar wird, kann man als letzte Folie eine schwarze Folie verwenden und dann einfach den Beamer ausschalten.

7.) Präsentation weitergeben
a) Die meisten Präsentationsprogramme verfügen über die Möglichkeit einen Player mitzuschicken. Benutzen Sie dieses falls der Empfänger nicht das richtige Programm hat oder nicht die gleiche Version des Programms besitzt.
b) Sie können die Präsentation auch auf Papier weitergeben. Sie sollte dann möglichst mit ihren Namen und dem Datum beschriftet sein. Dies ermöglicht Rückfragen, da Präsentation immer der Erläuterung bedürfen. Eine Präsentation unterstützt nur den Vortrag und ersetzt ihn nicht.

Das Unternehmen Microsoft hat eine PPT erstellt, welche die Möglichkeiten von deren Programm PowerPoint aufzeigt. Die Aktuelle Version finden sie auf der Homepage des Unternehmens Microsoft.